Sensible Bio: účtovníctvo pre biotech so skupinovou štruktúrou a investorskými požiadavkami

Kontext

Sensible Bio vyvíja platformu na výrobu čistejšej mRNA, ktorá otvára nové možnosti liečebných postupov. Firma spolupracuje s partnermi ako NVIDIA a Sartorius. Firma má tri entity — slovenskú, americkú a britskú.

Slovenská entita drží hlavnú prevádzku. Tu sa nachádza výskum, väčšina ľudí a väčšina nákladov. Účtovníctvo slovenskej entity je tým pádom aj najkomplexnejšie — od dodávateľských faktúr cez mzdy a odvody po daňovú agendu, granty a investorskú komunikáciu. Americká a britská entita majú jednoduchšiu agendu, ale tvoria časť celkového obrazu firmy.

Sensible Bio má vlastného CFO a interný finančný tím. Capila s nimi úzko spolupracuje — aj s ostatným manažmentom — a stará sa o tie časti agendy, kde interný tím potrebuje partnera, ktorý prevezme zodpovednosť za vedenie účtovníctva slovenskej entity a za reporting cez celú skupinu.

Východiskový stav

Slovenská entita s najkomplexnejšou agendou. Hlavná prevádzka znamená najviac dokladov, najviac mzdovej agendy, najviac daňových povinností. Interný finančný tím potreboval partnera, ktorý túto agendu prevezme komplexne a v profesionálnom štandarde.

Investorské očakávania od skorej fázy. Pri biotechnologickej firme sa investor pýta najmä na hotovostné ukazovatele — kedy a koľko peňazí firma minie a akú má runway. Tieto pohľady musia byť pripravené priebežne, nielen pred investorským kolom.

Daňová a regulačná agenda na slovenskej strane. Slovenská DPH, ročná účtovná závierka, daňové priznanie, mzdy a odvody. Každá chyba má cenu — pri daňovej kontrole, pri grante, pri komunikácii s investorom.

Spolupráca s interným tímom. Firma má vlastného CFO a finančný tím. Hľadali partnera, ktorý bude s nimi a s ostatným manažmentom úzko spolupracovať — preberie zodpovednosť za vedenie slovenského účtovníctva a reportingu cez celú skupinu, a zároveň bude pre interný tím spoľahlivou oporou pri otázkach od investorov a úradov.

Riešenie

Slovenské účtovníctvo ako základ — digitálne od prvého dňa. Účtovníctvo slovenskej entity beží digitálne. Doklad sa fotí mobilom, posiela e-mailom alebo nahráva cez webové rozhranie. Systém doklad zachytí, vyťaží údaje a posunie ho do schvaľovania a účtovania.

Schvaľovacie procesy s dohľadateľnosťou. Pri každom doklade je definované, kto a v akom poradí ho schvaľuje. Všetko sa zaznamenáva — kto, kedy, prečo schválil — a všetko je dohľadateľné v systéme. Pri investorskej due diligence sa pri otázke „kto schválil tento náklad?" neukazuje e-mailové vlákno, ale záznam v systéme.

Samostatne evidované nákladové a výnosové strediská. Štruktúra účtovníctva je nastavená tak, aby každý náklad a výnos bol priraditeľný k stredisku, projektu alebo aktivite. Výskumný program, infraštruktúra, prevádzkové náklady, špecifické projekty — všetko viditeľné samostatne aj v celku.

Priebežné účtovanie a rýchle odhaľovanie chýb. Sensible Bio neúčtuje nárazovo na konci mesiaca. Doklady prechádzajú systémom v týždennom rytme, účtovanie beží priebežne. Keď v účtovníctve niečo nesedí — zlá protistrana, nesprávna sadzba DPH, duplicitný doklad — chyba sa odhalí priebežne, nie pri ročnej uzávierke.

Reporting pre všetky tri entity — s dôrazom na hotovosť. Reporting pre slovenskú, americkú aj britskú entitu vedie Capila a pri Sensible Bio sa zameriava najmä na hotovostné ukazovatele, ktoré investori sledujú. Tieto pohľady vznikli priamo podľa požiadaviek investorov a sú dostupné kedykoľvek, nielen pred investorským kolom.

Mzdy a personalistika. Slovenské mzdy a odvody bežia štandardizovaným spôsobom. Výplatné pásky e-mailom, mesačné výkazy, ročné zúčtovanie dane.

Výsledok

Účtovníctvo slovenskej entity — bez improvizácie. Hlavná prevádzka firmy má účtovníctvo, ktoré obstojí pred investorom aj pri daňovej kontrole. Žiadne ručné dohľadávanie pred meetingom, žiadne dodatočné opravy.

Chyby sa odhaľujú a opravujú do niekoľkých dní. Žiadne čakanie na ročnú uzávierku, žiadne prekvapenia pri kontrole.

Interný finančný tím má spoľahlivého partnera. CFO a finančný tím Sensible Bio sa môžu sústrediť na strategické otázky. Mesačná účtovná operatíva slovenskej entity je odovzdaná tímu, ktorý za ňu ručí.

Hotovostné ukazovatele má investor vždy aktuálne. Hotovostné ukazovatele sú dostupné kedykoľvek. Pohľady sú postavené priamo podľa toho, čo investor sleduje.

Samostatne evidované strediská znamenajú prehľad. Vedenie vidí, koľko stojí výskum, koľko prevádzka, koľko špecifické projekty.