ČO RIEŠIME
Označte situácie, ktoré vás vo financiách trápia. Capila vám ukáže, kde má zmysel začať.
Pri kontrole nákladov sa občas objaví dvojica — rovnaký dodávateľ, rovnaká suma, dva zápisy v rôznych mesiacoch. Niekedy ide o oprávnenú zálohu a doplatok, inokedy o duplicitu, ktorá prešla bez povšimnutia. Bez systému, ktorý ju zachytí pri vstupe, sa odhalí až pri ročnej uzávierke.
Mesačná uzávierka príde ako PDF alebo Excel. Riadky sedia, súčty sa zhodujú, ale dostať sa od konkrétneho čísla k podkladu — k faktúre, k zmluve, k zaúčtovaniu — sa nedá inak ako e-mailom alebo telefonátom. Rozhodnutia tak často robíte na úrovni súčtu, nie detailu.
Manažment si vedie vlastný mesačný prehľad v Exceli, účtovníctvo má svoje výstupy z účtovného softvéru. Na poradách sa obe verzie líšia o 10 – 20 %, lebo vznikajú z iných podkladov a v iný čas. Diskusia sa potom vedie o tom, ktoré číslo platí, namiesto toho, čo s ním urobiť.
V novembri sa rozhoduje o dividende, investícii alebo bonusoch — a otázka znie, koľko bude daň z príjmov za tento rok. Bez priebežne uzatváraných mesiacov sa presnejší odhad dá spraviť až v januári, po koncoročných účtovných operáciách. Rozhodnutia v Q4 tak často padajú bez čísla, o ktoré sa dá oprieť.
Mesačné výsledky sa po prvotnej uzávierke ešte mesiace menia — dohľadávajú sa doklady, opravujú zápisy, doúčtovávajú sa položky, ktoré pôvodne chýbali. Aj mesiace, ktoré sa už považovali za uzavreté, sa občas dodatočne posunú o významnú sumu. Reporting a rozhodovanie sa robí ťažko, keď sa môže ukázať, že výsledok je iný, ako sa pôvodne javil.
Každá entita v skupine má vlastnú účtovnú evidenciu, konsolidácia vzniká spájaním exportov v Exceli. Vnútroskupinové vzťahy sa párujú ručne, drobné rozdiely v salde sa prenášajú z mesiaca na mesiac. Výsledný výkaz síce existuje, ale dôvera v jeho presnosť nie je dostatočná.
Investor pracuje s vlastnou šablónou, banka chce výstupy v inej štruktúre, audítor v tretej. Každý mesiac sa rovnaké údaje ručne preklikávajú do troch rôznych dokumentov. Príprava výkazov pre externých adresátov tak zaberá dva až tri dni práce, ktoré nepridávajú nič nové k samotnej uzávierke.
Aktuálny pohľad na zostatky a očakávané toky na bankových účtoch sa pripravuje vtedy, keď ho niekto potrebuje — pred poradou, pred rozhodnutím o nákupe, pred žiadosťou banky. Tabuľka sa zakaždým aktualizuje od začiatku, lebo medzi jednotlivými použitiami niekoľko mesiacov dozadu nikto nemal dôvod doň siahnuť.
Plán pre tento rok sa pripravil v januári a odvtedy sa neaktualizoval. Marketing je nad rozpočtom, predaj pod plánom, no jednotný pohľad na to, kam celý rok smeruje, neexistuje. Rozhodnutia o ďalších výdavkoch sa tak prijímajú bez priebežného porovnania s plánom.
Ročný rozpočet sa pripravil v januári v jednej tabuľke. Po prvom kvartáli sa s ním prestalo aktívne pracovať a dnes nie je jednoduché povedať, či je firma 10 % nad alebo pod plánom. Investičné rozhodnutia sa prijímajú bez toho, aby sa porovnali s tým, čo bolo na začiatku roka odsúhlasené.
Faktúry, zmluvy a interné doklady chodia kombinovane — časť e-mailom, časť papierovo. Papierový archív sa časom rozrastá a vyhľadanie konkrétneho dokladu znamená prejsť šanóny ručne. Pri každodennej práci, pri auditoch a kontrolách potom príprava podkladov zaberie dni, nie hodiny.
Faktúry dnes schvaľuje zvyčajne jedna osoba, často podľa toho, kto má v danej chvíli kapacitu. Pre nákupy nad 5 000 € a platby nad 10 000 € pritom dáva zmysel mať jasne stanovených viacerých schvaľovateľov. Bez nastaveného procesu sa práca komplikuje a stráca sa prehľad o schváleniach. Následne sa ťažko preukazuje, že nákup naozaj prešiel potrebnou kontrolou.
Tovar a služby sa objednávajú e-mailom alebo ústne, formálna objednávka v systéme nevzniká. Záväzok sa do účtovníctva dostáva až pri prijatí faktúry, čo znamená, že priebežný stav nie je vidno. Pri viac ako 200 dokladoch mesačne sa kontrola nákladov bez nákupných objednávok stáva náročnou.
Priznanie DPH sa zatvára tesne pred uplynutím lehoty a často bez všetkých dokladov. Dodatočne sa potom dohľadávajú vystavené aj prijaté faktúry a opakovane sa podávajú dodatočné daňové priznania. Firma za to už dostala niekoľko menších pokút a dnes hrozí, že táto situácia sa stane dôvodom pre otvorenie daňovej kontroly.
V súvahe sú pohľadávky vo výške 450 000 € a záväzky 380 000 € — ale rozdelenie podľa veku, podľa dodávateľa či podľa pravdepodobnosti úhrady nie je k dispozícii na pár klikov. Pri rozhodovaní o platbách a inkase potrebujete tento pohľad v priebehu sekúnd, nie po vyžiadaní e-mailom.
Faktúry chodia e-mailom, niektoré v prílohách, niektoré len v texte. Po pár týždňoch už nikto nevie, či konkrétny doklad prišiel, alebo sa stratil v inej konverzácii. Pri 200+ dokladoch mesačne sa pár z nich nájde až pri uzávierke — alebo vôbec.
Pri predaji do iných krajín EÚ sa rozhoduje medzi viacerými režimami: dodanie v rámci EÚ, OSS, IOSS, prenos daňovej povinnosti. Voľba závisí od typu zákazníka, druhu tovaru a krajiny dodania. Ak sa pri zaúčtovaní zvolí nesprávny režim, opravy sa zvyknú riešiť až s ročným odstupom — vrátane úpravy priznaní za viaceré obdobia.
Holding fakturuje dcérskym spoločnostiam, dcéry si fakturujú medzi sebou — manažérske služby, licencie, vnútroskupinové pôžičky. Pri prekročení zákonom stanovených limitov vzniká povinnosť mať pripravenú dokumentáciu k transferovému oceňovaniu. V mnohých skupinách táto dokumentácia formálne neexistuje a pri daňovej kontrole je medzi prvými vyžiadanými podkladmi.
Z Finančnej správy prišlo oznámenie o začatí kontroly s lehotou na budúci týždeň. Súbežne s bežnou agendou nie je jednoduché za tak krátky čas pripraviť kompletné podklady — zaúčtované doklady, zmluvy, vnútroskupinové vzťahy, transferové oceňovanie. Kontrola si vyžaduje samostatnú odbornú prípravu, ideálne vedenú niekým so skúsenosťou priamo z takýchto konaní.
Firma sa po prvý raz dostala nad zákonné limity pre povinný audit. Audítor začne pracovať o niekoľko mesiacov, ale samotná príprava — účtová osnova, podkladová dokumentácia, hmotné a nehmotné aktíva, časové rozlíšenie — sa robí dopredu. Bez predchádzajúcej skúsenosti s auditom sa rozsah a poradie krokov ťažko odhaduje vlastnými silami.
Pred dvomi rokmi mala firma dvadsiatich ľudí a jednu spoločnosť — dnes je to 80 ľudí, dve entity a tretia v príprave. Rozsah dokladov, mzdová agenda, vnútroskupinové vzťahy a požiadavky na reporting sa za ten čas znásobili. Nastavenie, ktoré roky fungovalo, prestáva pokrývať to, čo firma dnes pri svojom raste potrebuje na bežnom mesačnom chode.
Zvažujete kúpu konkurenčnej alebo ďalšej firmy. Pred podpisom potrebujete urobiť due diligence, posúdiť kvalitu výsledkov a štruktúru pracovného kapitálu, namodelovať podmienky doplatku kúpnej ceny. Pre transakcie tejto veľkosti je rozsah služieb veľkých poradenských firiem obvykle nadhodnotený voči potrebe — chýba partner, ktorý urobí prácu v primeranom rozsahu a za primeranú cenu.
Zakladateľ firmy plánuje odchod do dôchodku v horizonte jedného až dvoch rokov, nasledujúca generácia preberá vedenie. Pre čistý prevod treba mať usporiadané výsledky, jasnú právnu a vlastnícku štruktúru a dokumentáciu, ktorá obstojí pred rodinnými spoluvlastníkmi, bankou aj prípadným kupcom. Časť agendy sa historicky viedla menej formálne, ako si nový stav vyžaduje.
Pred pol rokom firma čerpala úver a zmluva obsahuje povinnosť pravidelného reportingu — pomer krytia dlhovej služby, pomer dlhu k prevádzkovému zisku, ukazovatele likvidity. Banka pôvodne akceptovala kvartálnu frekvenciu, teraz prešla na mesačnú. Postaviť proces, ktorý mesačne dodá overené čísla v požadovanej štruktúre, je samostatná úloha vedľa bežnej uzávierky.
Po uzatvorení investičného kola sa zmenila aj očakávaná frekvencia reportingu. Investor čaká mesačný balíček pre predstavenstvo — výsledky, kľúčové ukazovatele, prevádzková hotovosť, výhľad zostávajúceho kapitálu. Doteraz firma pracovala s kvartálnymi výstupmi a samostatný report pre predstavenstvo zatiaľ neexistuje v žiadnej štandardizovanej podobe.
Žiadny zoznam nie je úplný. Napíšte nám, čo vás trápi. Odpovieme do 24 hodín.
