Labyrinth Labs: manažérsky reporting, ktorý drží krok s rastom — z dát priamo z účtovníctva

Kontext

Labyrinth Labs stavia cloudovú a DevOps infraštruktúru pre softvérové firmy a banky. Patrí medzi AWS Advanced Consulting Partners a medzi jej klientmi sú firmy ako ESET, 365.bank, Raiffeisen Bank, Pixel Federation, Dataddo či Vestberry. Tím sa skladá zo seniorných inžinierov a firma rastie.

Pri firme tohto typu — kde sa každý mesiac realizujú projekty s rôznou ziskovosťou a kde sa pravidelne rozhoduje o cenotvorbe a kapacite — je rýchly a presný finančný prehľad pre vedenie zásadný.

Východiskový stav

Manažérsky prehľad vyžadoval manuálnu prácu. Aby vedenie videlo aktuálne výsledky firmy, niekto v tíme musel v tabuľkách spájať údaje z viacerých zdrojov. Stálo to čas aj pozornosť manažmentu.

Manažérsky pohľad nepochádzal vždy priamo z účtovníctva. Niektoré čísla, s ktorými manažment pracoval, vznikali v paralelnom modeli alebo v tabuľkách mimo účtovného systému. Pri raste firmy sa tým rozchádzal manažérsky obraz a skutočný stav v účtovníctve — nie výrazne, ale natoľko, aby pri obchodných rozhodnutiach vznikol priestor na otázky, ktoré zaberali čas.

Účtovníctvo malo dobrý štandard, ale priebežné drobné úpravy sa neprejavovali. Firma mala aj predtým kvalitné účtovníctvo. V každom účtovníctve sa však priebežne stávajú drobné nezrovnalosti — preradenie nákladu na iné stredisko, oprava kategorizácie, dorovnanie protistrany. Pokiaľ manažérsky reporting beží paralelne mimo účtovníctva, tieto úpravy sa v ňom neprejavujú a vedenie pracuje s číslami, ktoré sa od účtovníctva mierne líšia.

Diskusia s účtovníkmi sa diala najmä počas uzávierky. Firma mala dobrých účtovníkov, ale komunikácia s nimi prebiehala najmä cez mesačnú uzávierku. Pri otázke, ktorá vznikla v dennej prevádzke, sa odpoveď často odložila.

Riešenie

Manažérsky reporting napojený priamo na účtovníctvo. Capila pre Labyrinth Labs pripravila manažérsky reporting, ktorý ťahá dáta priamo z účtovníctva. Synchronizácia prebieha denne — to, čo sa zaúčtovalo cez deň, je v reportingu nasledujúce ráno. Vedenie má prístup k aktuálnym výsledkom. Tým, že reporting vychádza priamo z účtovníctva, je v ňom jedna verzia pravdy.

Reporting, ktorý sa rozširoval podľa potrieb firmy. Capila reporting nastavila na základe potrieb, ktoré firma definovala. Reporting bol navrhnutý tak, aby ho bolo možné rozširovať. Postupne sa do neho doplnili ďalšie pohľady, ktoré firma potrebovala pre svoju prevádzku, a pripojili sa ďalšie zdroje dát z nástrojov, ktoré používa v každodennej práci.

Drobné úpravy v účtovníctve, viditeľné v reportingu. Pri každom účtovníctve sa priebežne vyskytujú drobné nezrovnalosti alebo potreba zmeny zaradenia, kategorizácie či dorovnania. Vďaka tomu, že reporting čerpá priamo z účtovníctva, sa tieto úpravy nemusia paralelne premietať aj do manažérskeho modelu. Účtovník urobí úpravu raz — v účtovníctve — a v reportingu sa zobrazí nasledujúci deň.

Komunikácia cez Slack a pravidelné stretnutia. Pre dennú komunikáciu s účtovníkmi využíva Labyrinth Labs Slack — firemný komunikačný nástroj. Otázky ku konkrétnym dokladom, ku kategorizácii nákladov alebo k operatívnym záležitostiam sa riešia priamo v chate. Popri tom má Labyrinth Labs s Capilou pravidelné stretnutia, na ktorých sa riešia dôležitejšie otázky strategického alebo regulačného charakteru — daňové plánovanie, väčšie investície, zmeny v štruktúre nákladov, nové obchodné línie.

Podpora pri strategických rozhodnutiach. Pri väčších rozhodnutiach Capila pomohla pripraviť finančný pohľad a prešla ho s vedením. Pohľad vychádza zo živých dát v reportingu.

Výsledok

Účtovné výsledky firmy sú aktualizované každý deň. Vedenie vidí stav firmy na dennej báze — bez čakania na mesačnú uzávierku.

Manažérske čísla sú konzistentné s účtovníctvom. Reporting čerpá priamo z účtovného systému, takže drobné úpravy v účtovníctve sa v ňom automaticky premietajú. Žiadne dva paralelné modely, žiadne otázky ohľadom presnosti pri rozhodovaní manažmentu.

Reporting bol postupne rozšírený o ďalšie pohľady a zdroje dát. Capila ho nastavila ako základ a postupne sa do neho doplnili ďalšie pohľady a nástroje, ktoré firma potrebovala. Hodnota reportingu s každým novým doplnením rastie.

Komunikácia s účtovníkmi je rýchla a vecná. Slack zachytáva operatívne otázky priebežne, pravidelné stretnutia s Capilou riešia strategické a regulačné témy.

Vedenie sa rozhoduje s podkladmi. Profitabilita, zamestnanci, väčšie investície — všetko s konkrétnymi číslami, ktoré sú aktuálne a dohľadateľné.