MultiplexDX: z papiera a Excelu k číslam, ktoré obstoja pred investorom

Kontext

MultiplexDX je slovenská biotechnologická firma, ktorá vyvíja molekulárno-diagnostické testy na rakovinu. Cieľom je presnejšia a rýchlejšia diagnostika, ktorá môže zmeniť spôsob, akým sa choroba zachytí a lieči. Firma na svojich testoch pracuje v Bratislave, spolupracuje s laboratóriami a klinickými partnermi po celom svete.

Za touto vedou stojí rastúca firma — s tímom vedcov, dodávateľmi, zákazníkmi, investormi. Aby sa tím mohol sústrediť na výskum a klinické projekty, finančná stránka musí bežať bez toho, aby si vyžadovala pozornosť vedenia každý týždeň.

Východiskový stav

Pred spoluprácou s Capilou bola finančná operatíva MultiplexDX postavená klasicky — papierové doklady v šanónoch, nárazová uzávierka v posledných dňoch mesiaca a začiatkom nasledujúceho, prehľady pre manažment a investorov v Exceli.

Doklady boli fyzické a strácali sa v procese. Faktúry, bločky a interné doklady kolovali medzi prevádzkou a účtovníkom v papierovej forme. Občas sa stávalo, že doklad nedorazil tam, kam mal. Pri otázke zo strany manažmentu zaberalo hľadanie konkrétneho nákladu hodiny.

Mesačná uzávierka nebola predvídateľná a často sa otvárala spätne. Termíny uzávierky sa pohybovali podľa toho, kedy sa všetky doklady pozbierali a roztriedili. Pravidelne sa stávalo, že sa do uzavretého mesiaca robili spätné zmeny — niekedy aj viacero mesiacov dozadu. Reporting tým strácal stabilitu.

Schvaľovanie nákladov bolo neformálne. Kto čo schválil, kedy a prečo — vedenie to obvykle vedelo, ale nikde to nebolo zaznamenané. Pri rastúcom počte transakcií a pri vstupe investora do firmy bolo zrejmé, že tento stav nebude akceptovateľný.

Riešenie

Capila prebrala finančnú agendu firmy a postavila ju ako jeden tok — od dokladu cez schvaľovanie po reporting.

Digitálny zber dokladov. Papierové doklady boli nahradené digitálnym zberom. Faktúra prichádza e-mailom alebo sa odfotí mobilom. Systém doklad zachytí, vyťaží údaje a posunie ho do schvaľovacieho procesu. Každý jeden náklad má od momentu vzniku digitálny záznam.

Schvaľovacie procesy s dohľadateľnosťou. Capila nastavila schvaľovanie podľa typu nákladu. Každý doklad prejde definovanou cestou — kto, kedy a prečo schválil — a všetko zostáva v systéme.

Účtovníctvo v jednotnej metodike. Účtovníctvo beží v účtovnom systéme Pohoda s jednotnou štruktúrou strediskového a projektového členenia. Granty sú oddelené od bežnej prevádzky štruktúrou nákladových stredísk a projektov — výkazy pre poskytovateľa grantu vychádzajú priamo z účtovníctva, nie zo samostatného Excelu. Po uzavretí mesiaca sa mesiac zatvára. Spätné zmeny sa robia výnimočne a transparentne.

Capila Reporting — hospodárske výsledky každý deň. Manažment vidí aktuálny stav firmy. Hospodárske výsledky, tok hotovosti, prehľady pohľadávok a záväzkov. Reporting je dostupný pre CEO, COO a pre investorov.

Podpora pri investičnom kole. Pri príprave na investičné kolo Capila pripravila finančný model, projekcie a podklady pre investorskú due diligence. Komunikácia s právnym aj finančným poradcom investora bežala priamo cez Capila tím.

Výsledok

Žiadne stratené doklady. Od prechodu na digitálny systém sa pre účtovanie nestratil ani jeden doklad. Každá transakcia má svoj záznam — dohľadateľný preklikom z reportu.

Mesačná uzávierka uzavretá v termíne, mesiac za mesiacom. Vedenie vie dopredu, kedy budú výsledky k dispozícii. Čísla z minulých mesiacov zostávajú stabilné a reporting na nich obstojí.

Schvaľovacie procesy obstoja pri investorskej due diligence. Záznam o schválení je v systéme, nie v e-mailoch.

Investičné kolo bolo úspešne uzavreté. MultiplexDX prešla investorským kolom s pripravenou finančnou dokumentáciou. Podklady, ktoré investor vyžadoval, vychádzali zo živých dát v účtovníctve — bez paralelnej evidencie.

Manažment sa rozhoduje na základe aktuálnych a stabilných čísel. Nábor, investícia do laboratória, nové typy nákladov — pri každom rozhodnutí existuje konkrétny finančný model, ktorý je spoľahlivý.