V dnešnej dobe sa slovenskí podnikatelia často stretávajú s výzvami, ktoré sa primárne týkajú financií. Capila poradňa prichádza s riešením: efektívna digitalizácia a automatizácia účtovníckych procesov. Tento prístup nie je vyhradený len veľkým firmám; malé a stredné podniky môžu taktiež využiť jeho výhody, čím si zjednodušia prácu a zvýšia svoju konkurencieschopnosť. Tu sú praktické rady, ako na to.
- Vystavujte faktúry automaticky
V prípade, že má spoločnosť opakujúcich sa klientov alebo opakujúce fakturované položky, je tento proces vhodné automatizovať. Dobrým kandidátom na automatizáciu je tiež príprava podkladov k fakturácii. Často ide o podklady od obchodných zástupcov o predajoch, prenajatých priestoroch alebo napríklad podklady o odpracovaných hodinách z firemnej dochádzky. Ak je proces prípravy podkladov dobre definovaný, je možné ho následne automatizovať pomocou vhodného softvéru. V spojení s automatizovaným vystavovaním faktúr môže ísť o významnú úsporu času a peňazí.
- Nábor zamestnancov realizujte po novom
Keď hovoríme o procesoch, ktoré je možné automatizovať, mali by sme sa pozerať aj za hranice toho, čo často považujeme za klasické účtovníctvo spojené s platením daní. Systémy dokážu automatizovať nábor, pri ktorom je potrebné získať od zamestnanca jeho osobné informácie. Takisto je možné automatizovať úvodné školenia pre zamestnancov alebo prípravu pracovnej zmluvy. Vďaka tomu odpadá zbytočná papierová byrokracia a mzdová agenda sa stáva jednoduchšou a prehľadnejšou.
- Nestrácajte bločky, zvýšte efektivitu
Náročnou úlohou v mnohých spoločnostiach býva zháňanie nákladových bločkov. V prípade, že firma vydáva platobné karty svojim zamestnancom, môže byť táto úloha ešte náročnejšia, keďže bločky môžu byť v rukách mnohých zamestnancov. Problémom je, že čím dlhšie je bloček stratený, tým nižšia je šanca, že sa ho podarí nájsť. Chýbajúce bločky však tvoria nedaňové výdavky a zvyšujú dane z príjmov, ktoré firma musí zaplatiť štátu. Aj v takýchto prípadoch dokáže podať pomocnú ruku automatizácia. Digitálny systém dokáže totiž presne dohľadať, v prípade ktorých kariet chýbajú bločky. Vopred tak proaktívne upozorní na vznikajúci problém v účtovníctve a dokáže ho často eliminovať.
- Myslite na inteligentný príjem nákladových faktúr
Podnikatelia, ktorí chcú pracovať efektívne, si nastavia spravidla centralizovanú e-mailovú schránku, teda elektronické zberné miesto. Tu prichádza na scénu automatická funkcionalita, ktorá faktúry dokáže správne kategorizovať. Následne ich spracuje a pošle ďalej do iného podnikového systému. Zároveň takto vzniká komplexný digitálny archív faktúr. Prínosy automatizovaného účtovníctva bývajú citeľné často najmä v obdobiach po začiatku kalendárneho roka, keď sa firmy spravidla pripravujú na podávanie daňových priznaní k 31. marcu.
Využitím digitalizácie a automatizácie môžu podniky ľahšie zvládať zložité daňové operácie a účtovné úlohy, čím sa uvoľni kapacita na kľúčové činnosti a podporu rastu.
